Inleiding
De O3’s – Onbetrouwbaar, Onvoorspelbaar en Oncontroleerbaar – zijn geen exotische problemen. Het zijn dagelijkse symptomen van processen die te veel leunen op geluk en heldendom. Goed nieuws: je kunt ze systematisch temmen. Hieronder werken we de O3-methodiek uit tot een praktische aanpak die je zo op je operatie plakt.
Inzicht
De kern: één proces, drie brillen. Iedere O vraagt om een eigen set interventies én gezamenlijke randvoorwaarden: datagedreven besluitvorming, professionalisering & procesoptimalisatie en risicobeheersing. Klantgericht samenwerken is de lijm ertussen: afspraken die je niet uitlegt aan de business, werken niet.
O1: Onbetrouwbaar (data & afspraken kloppen niet)
Signalen
KPI’s variëren per afdeling (“OTIF… wat bedoel jij daarmee?”).
Dubbele data-entry, Excel-eilandjes, verschillende artikelcodes voor hetzelfde ding.
Discussies over waarheid i.p.v. over verbetering.
Interventies
Master data governance: één bron (PIM/ERP), heldere eigenaars per veld (artikeleigenschappen, leveranciersdata, incoterms).
Definitieboekje: OTIF, doorlooptijd, fill rate, service level – allemaal één definitie, één formule.
Meetdiscipline: first-time-right en datakwaliteit (volledigheid, actualiteit) als KPI’s.
Processtandaarden: bestel- en goedkeurflows, drempelwaarden en uitzonderingscodes vastleggen.
Check
Datakwaliteit ≥ 97% op kritieke velden.
100% teams rapporteren op dezelfde KPI-definities.
O2: Onvoorspelbaar (vraag & levering bewegen grillig)
Signalen
Plotselinge stock-outs naast overtollige voorraad.
Levertijden “tussen 2 en 20 dagen”, afhankelijk van de windrichting.
Spoedorders als standaard werkwijze.
Interventies
S&OP-ritme (maandelijks) + MBR/weekly control (wekelijks): vraagprognose, voorraadstrategie, capaciteitsafstemming.
Segmentatie: ABC/XYZ per SKU → buffers, veiligheidsvoorraad en bestelpolitiek per segment.
Leveranciersperformancemeting: OTIF per oorzaak (leverancier, transport, interne fout).
Scenario’s: “+20% vraag”, “–30% supply”, omsteltijd, alternatieven en substituten vooraf vastleggen.
Variabiliteit dempen: MOQ’s heronderhandelen, bestelritme synchroniseren, langere horizon aanleveren.
Check
Forecast accuracy (MAPE) < 20% voor A-artikelen.
OTIF leveranciers ≥ 95% met < 10% variantie maand/maand.
O3: Oncontroleerbaar (niemand stuurt het geheel)
Signalen
“Wie beslist?” → stilte.
Overleggen zonder besluiten, acties zonder eigenaar.
Iedereen werkt hard; de flow stokt toch.
Interventies
RACI op één A3: wie is eigenaar per stap van aanvraag tot betaling.
Visueel management: dag- en weekborden met flow-KPI’s, blokkades en escalatiepad.
Tactisch ritme: 25-min staand overleg, vaste agenda (vraag, supply, risico’s, acties).
Beperken van WIP: maximaal aantal open uitzonderingen per inkoper.
Automatische signalering: drempels en regels in ERP/APS (b.v. lead time > P90 → alert).
Check
90% acties binnen SLA gesloten.
Doorlooptijdvariantie daalt > 25% in 8–12 weken.
Praktijkvoorbeeld (compact playbook)
Context: productiebedrijf met 6.000 SKU’s, 120 leveranciers, veel spoed.
Doel: binnen 90 dagen van reactief naar voorspelbaar.
0–30 dagen (Stabiliseren)
Datakwartier: 2 weken masterdata-schoonmaak (UoM, levertijden, MOQ’s).
KPI-set live: OTIF, doorlooptijd, spoedorders, backorders, MAPE.
Ritme starten: dagstart (max. 15 min), weekboard (25 min), maandelijkse S&OP.
RACI & procesfoto op één A3.
31–60 dagen (Voorspelbaar maken)
ABC/XYZ-segmentatie → bestelpolitiek en buffers per segment.
Leveranciers-tiering (A/B/C) + afspraken over forecastdeling en bevestigingstermijnen.
Uitzonderingsbeheer: max. 5 open uitzonderingen per inkoper, rest geparkeerd of geautomatiseerd.
61–90 dagen (Proactief borgen)
Scenario’s & triggers: substituten, alternatieve routes, escalatiematrijs.
Contractuele KPI-clausules (OTIF, bevestigingstijd, data-eisen).
Retro op procesvariantie → standaarden aanscherpen, automatiseren (regels & bots).
Resultaat
Spoedorders –30%, OTIF +8 tot 12 punten, voorraadrotatie +10–15% en vooral rust in het planproces. Klantgesprekken gaan weer over service en value, niet over excuses.
Tools & templates (simpel en doeltreffend)
O3-Scorecard: 9 vakjes (per O: data/kpi’s, ritme/rollen, tools/regeltable). Maandelijks kleuren (R/O/G) en top-3 acties.
Definitieboekje (1 pagina): formules + voorbeeldberekening.
Escalatiematrix: drempels, wie belt wie, binnen hoeveel uur.
Uitzonderingsregels: als-dan logica (bv. “A-SKU levertermijn > P90 ⇒ alternatieve leverancier check + klantcommunicatie binnen 4 uur”).
Conclusie
De O3-methodiek klinkt misschien als een flinke klus — en eerlijk is eerlijk, dat is het ook als je het helemaal alleen probeert. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een frisse blik, wat structuur en de juiste prioriteiten kun je snel grip krijgen op die drie O’s.
Vindt u het wat overweldigend om dit allemaal zelf op te pakken? Boek dan een Quick Scan, dan helpen we u om met een helder startpunt en concrete vervolgstappen aan de slag te gaan.
Continuïteit vandaag, waardecreatie morgen.