De verborgen wereld van Non Product Related kosten
Iedere organisatie heeft ze: die ogenschijnlijk kleine aankopen die niets met het eindproduct te maken hebben, maar wél elke dag nodig zijn om de boel draaiende te houden. Denk aan schoonmaakmiddelen, PBM’s, gereedschap, kantoorartikelen, verpakkingen of technische componenten.
Inkoop noemt het Non Product Related (NPR), maar “non” is een beetje misleidend — want de impact op kosten en efficiëntie is juist enorm.
De verborgen kosten van gemak
NPR-uitgaven zijn vaak versnipperd. Iedereen bestelt “even snel” wat hij nodig heeft, soms bij verschillende leveranciers, zonder duidelijke registratie. De verborgen kosten zitten niet alleen in de prijzen zelf, maar vooral in de tijd en moeite die het kost om al die losse bestellingen te verwerken: bestelformulieren, facturen, voorraadbeheer en goedkeuringen.
Daarnaast ontstaat er sluipverbruik — spullen verdwijnen, raken op zonder dat iemand het merkt of worden dubbel aangeschaft. Niet kwaadaardig, gewoon menselijk gedrag in een systeem dat niet slim genoeg is ingericht.
De wereld achter NPR: meer dan pennen en poetsmiddelen
NPR is een verzamelnaam voor alles wat niet direct in het eindproduct terechtkomt. En dat is… nogal wat.
Een paar veelvoorkomende categorieën:
Facilitaire diensten – schoonmaak, beveiliging, catering, afvalverwerking, onderhoud van gebouwen.
Verborgen kosten: inefficiënte contracten, overlapping in taken, of een leverancier die elk jaar “stilletjes” iets duurder wordt.
IT & telecom – hardware, softwarelicenties, printers, mobiele abonnementen.
Verborgen kosten: dubbele licenties, vergeten contracten en gebruikers die op vijf systemen tegelijk zijn aangemeld.
Maintenance, Repair & Operations (MRO) – gereedschap, reserveonderdelen, PBM’s, smeermiddelen.
Verborgen kosten: onzichtbaar voorraadverbruik, spoedbestellingen en te veel leveranciers.
Kantoorbenodigdheden & logistiek – papier, verpakkingen, magazijnhulpmiddelen, verzendmateriaal.
Verborgen kosten: versnipperde inkopen, kleine ordergroottes en onnodig transport.
HR & professional services – opleidingen, uitzendkrachten, adviesdiensten.
Verborgen kosten: onduidelijke tarieven, overlappende contracten of tijdelijke oplossingen die permanent worden.
Kortom: NPR is geen bijzaak. Het is een optelsom van kleine bedragen die samen een flinke hap uit het budget nemen.
Praktijkvoorbeeld: de Vending machine
Een organisatie liep tegen precies dat probleem aan. In de werkplaats stonden overal dozen met onderdelen en hulpmiddelen. Medewerkers pakten wat ze nodig hadden en soms wat extra, voor de zekerheid.
We hebben dat proces omgedraaid: één Vending machine in de werkplaats, goed gevuld en overzichtelijk ingericht. Gebruikers loggen in met hun persoonlijke druppel en pakken wat ze nodig hebben. De leverancier vult de kast automatisch aan op basis van het geregistreerde verbruik.
Het resultaat?
30% minder verbruik
100% beschikbaarheid van materialen
Een administratie die eindelijk weer klopt
Het P2P (Purchase 2 Pay) proces gestroomlijnd
De medewerkers blij omdat ze nooit misgrepen, de organisatie blij met minder verspilling en de leverancier blij met een beter voorspelbaar bestelpatroon.
Besparen door slimmer te werken
De grootste winst in NPR zit zelden in de inkoopprijs. Die zit in het proces: minder handelingen, minder fouten en meer inzicht. Door slimmer in te richten, wordt inkoop niet alleen goedkoper, maar vooral betrouwbaarder.
Of, zoals we bij Next Step Procurement zeggen: continuïteit vandaag, waardecreatie morgen.